Sistemi di prenotazione appuntamenti online

Durante il 2020, a causa della pandemia da covid, per molti professionisti e attività commerciali è stato necessario trovare soluzioni per organizzare e scaglionare gli appuntamenti dei propri clienti in modo da evitare assembramenti e garantire a tutti il giusto tempo e spazio.

Molti hanno fatto ricorso ai vecchi sistemi tradizionali per la prenotazione di appuntamenti, come telefonate, mail e messaggi, altri invece hanno puntato su soluzioni tecnologiche, che hanno visto l’implementazione di siti web e pagine dedicati alle prenotazioni o, in alcuni casi, vere e proprie app per iOS, Android e web app.

Oggi disporre di strumenti per automatizzare la prenotazione di appuntamenti è diventata quasi una conditio sine qua non per poter continuare a lavorare in sicurezza, rimanendo competitivi nonostante tutte le misure, di sicurezza e distanziamento, messe in atto per fronteggiare la pandemia.

I vantaggi della prenotazione online

Il mercato dei sistemi di prenotazione on-line nel 2020 ha vissuto un vero e proprio boom, sia in termini di domanda che di offerta.

Sono infatti sempre di più le aziende e i professionisti che sentono la necessità di munirsi di un sistema di prenotazione, e, allo stesso tempo, sono sempre di più le agenzie che offrono software per prenotare appuntamenti e ritiri, il tutto in modo completamente automatico.

Utilizzare sistemi di prenotazione digitalizzati non significa però escludere o abolire i vecchi sistemi di prenotazione, basti guardare al mondo del food delivery e della ristorazione, dove ormai, già da qualche anno, migliaia di locali utilizzano parallelamente i vecchi sistemi di prenotazione telefonica e le più recenti app di food delivery.

In altri termini, dotarsi di un sistema di prenotazione automatico, significa disporre di un qualcosa in più, di uno strumento che permette di avere vantaggi aggiuntivi e di conseguenza di essere più competitivi dei propri competitors.

Acquistando o abbonandosi ad un servizio di prenotazione appuntamenti, con dei costi molto contenuti e quindi possibile avere a propria disposizione un software che semplifica il lavoro, altrimenti manuale, della registrazione di appuntamenti, inoltre, agendo in modo automatico, si riducono enormemente gli errori o le doppie prenotazioni che, con i sistemi di prenotazione manuale, sono sempre in agguato.

Quante volte vi è capitato di ordinare telefonicamente una pizza e ricevere la pizza sbagliata perché l’ordine è stato preso male? Questo tipo di problemi, con un buon sistema automatico, si verificherebbe molto raramente.

Utilizzare un sistema di prenotazione appuntamenti offre alle aziende e professionisti che li utilizzano una maggiore efficienza e velocità nella registrazione delle prenotazioni, che si traduce in più tempo da dedicare ad altre attività, ma allo stesso tempo, offre ai clienti, una più precisa e puntuale schedulazione dei propri appuntamenti che quindi possono organizzare meglio la propria agenda giornaliera.

Sistemi di prenotazione appuntamenti per supermercati

Uno dei settori che ha visto la maggiore diffusione di app e sistemi di prenotazione online è stato quello della vendita al dettaglio, in particolare i supermercati, che, nel periodo di lockdown nel 2020, hanno attivato dei propri servizi di prenotazione per permettere ai clienti di fissare un orario per andare a fare la spesa, permettendo così ai clienti di accedere al supermercato con comodità e senza dover aspettare code lunghissime.

Molti commercianti hanno mantenuto attivi questi sistemi anche dopo la fine del lockdown, in modo da contingentare l’accesso di clienti ai locali, e non creare affollamenti all’interno.

Altri invece hanno optato per soluzioni di altro tipo, come ad esempio, l’attivazione di sistemi di delivery, per la consegna a domicilio dei propri prodotti.

Sistemi di prenotazione personalizzati

Come anticipato, esistono tantissime app che permettono di prenotare appuntamenti, alcune sono gratuite, altre a pagamento, altre ancora in abbonamento, si tratta nella maggior parte dei casi di soluzioni di buona qualità, integrabili con i migliori CMS e social network e quindi utilizzabili in semplicità su qualsiasi sito web o app di messaggistica tramite dei Bot.

Nella maggior parte dei casi, questi servizi, permettono anche di gestire transazioni pagamenti, vale a dire che gli utenti pagano il servizio prima di fissare un appuntamento, questa soluzione si adatta maggiormente alle esigenze di professionisti e consulenti, trova invece poco o nessuno spazio nel mondo dell’e-commerce ibrido, ovvero quel sistema a metà tra il commercio tradizionale e l’e-commerce.

In ogni caso, le soluzioni a disposizione dei commercianti e professionisti per ottenere sistemi di prenotazione on-line sono innumerevoli e definibili in due macro categorie, i sistemi di prenotazione custom ed i sistemi di prenotazione di terze parti. Ognuna delle due categorie di applicazioni ha propri vantaggi e propri svantaggi, vediamo quali sono.

Vantaggi e svantaggi dei sistemi di prenotazione di terze parti

Il primo vantaggio dei sistemi di prenotazione di terze parti è sicuramente legato ai costi, che sono molto bassi, si tratta perlopiù di app o servizi molto economiche o freemium, ovvero app rilasciate gratuitamente con alcune funzioni esclusive a pagamento.

Lo svantaggio più significativo, rispetto alle soluzioni custom, sta nel fatto che i dati dei clienti ed eventuali transazioni vengono gestiti da terze parti e, nonostante il rispetto delle normative sulla privacy sia d’obbligo, de facto non è possibile sapere con certezza assoluta se e in che modo quelle informazioni potrebbero essere utilizzate.

Woocommerce per WordPress

Uno dei tool più popolari per gestire sistemi di prenotazione e vendita on-line è woocommerce. Si tratta di un vero e proprio framework per wordpress che integra una serie di strumenti personalizzabili ed utilizzabili in modalità freemium,

Woocommerce è un plugin e permette di stravolgere completamente l’esperienza d’uso wordpress, trasformando la popolare piattaforma di blogging in un vero e proprio sistema centralizzato per la gestione di vendite e prenotazioni on-line.

Vantaggi e svantaggi dei sistemi di prenotazione custom

Vantaggi e svantaggi dei sistemi di prenotazione personalizzati sono inversi rispetto a quelli dei sistemi di terze parti, i costi infatti sono generalmente più alti, almeno i costi di ingresso, poiché si tratta di app sviluppate ad hoc, ma allo stesso tempo, si ha la certezza assoluta che i dati dei nostri clienti e di eventuali transazioni, non verranno utilizzati in modo scorretto.

I sistemi di prenotazione personalizzati inoltre, offrono anche un altro grande vantaggio, sono infatti completamente personalizzabili e possono essere integrati non solo con i vari CMS come Magento e WordPress, ma anche con i social network e app di messaggistica.

La completa personalizzazione di un sistema di prenotazione permette di renderlo semplice, immediato e intuitivo.

Banalmente, un sistema custom di prenotazione può essere configurato come un calendario in cui i clienti dovranno scegliere data e ora dell’appuntamento ed inserire i propri dati personali, come nome, cognome, numero di telefono ed e-mail, e, per verificare l’avvenuta prenotazione il sistema potrebbe inviare in automatico una mail di conferma o di riepilogo all’indirizzo indicato.

Conviene utilizzare un sistema di prenotazione on-line?

Qualunque sia la soluzione scelta, utilizzare un sistema di prenotazione offre indubbiamente grandi vantaggi, come la semplificazione del lavoro di organizzazione e nessuno svantaggio, al massimo può comportare dei costi, più o meno ampi, che, nella maggior parte dei casi, sono accessibili e più che sostenibili.